Komunikasi Mengatur Transportasi Event

8 Langkah Mengatur Transportasi Event

Tidak banyak yang menyadari bahwa mengatur transportasi event memegang peran sangat vital pada sebuah kegiatan acara / event. Dalam berbagai kepanitiaan sebuah acara, mengatur transportasi kegiatan masih menjadi lapis ke sekian atau tidak menjadi skala prioritas. Bagaimana pun, transportasi adalah denyut nadi dalam sebuah pelaksanaan acara.

Semua unsur transportasi, dari mulai skala besar seperti pesawat, kereta api hingga transportasi skala kecil yaitu mobil. Sangatlah vital dalam memberikan kenyamanan penyelenggara dan tamu, pengalaman kepada para tamu dan keselamatannya. Maka membangun rencana transportasi acara secara ketat dan disiplin menjadi sangat penting.

Ini tidak mudah, butuh keterampilan terutama dalam mengatur waktu agar transportasi acara bisa berjalan dengan lancar. Pengalaman dalam mengatur juga sangatlah penting. Namun tetap saja dibutuhkan beberapa hal pokok agar pengaturan transportasi acara bisa berjalan baik, tamu tidak kecewa dan acara pun sukses.

Langkah Mengatur Transportasi Event

Berikut ini beberapa langkah penting mengatur transportasi event atau acara. Perlu di ingat, dari setiap poin langkah mengatur transportasi ini, tetap perlu pengawasan ketat dari setiap seksi transportasi yang ada.

1. Buat Perencanaan

Perencanaan, sesuatu yang biasa kita dengar namun jarang dilaksanakan. Untuk mengatur transportasi sebuah acara, maka perencanaan sangatlah dibutuhkan. Buat perencanaan yang sederhana, berkualitas dan mudah dimengerti semua pemangku laksana (PIC) acara. Susun detil rencana tentang proses transportasi yang akan berjalan.

Jangan lupakan untuk membuat dokumentasi dari setiap tim yang ada dalam pemangku laksana acara, buatlah pencatatan detil dari masing-masing anggota tim. Ada banyak pekerjaan dalam menyusun pengaturan transportasi sebuah acara, apalagi jika pengadaan acara tidak berada dalam satu wilayah.

2. Siap Dalam Berbagai Kondisi

Dalam sebuah event, perubahan kondisi dan situasi merupakan sesuatu hal yang sulit ditebak. Tim transportasi harus siap dengan berbagai perubahan di lapangan. Tidak akan ada yang tahu bila tiba-tiba salah satu rute kendaraan harus berbalik arah karena ada kecelakaan besar di depannya, otomatis mengakibatkan keterlambatan waktu. Dan lain-lainnya.

Perubahan situasi di lapangan ini harus bisa diantisipasi secepat mungkin, karena bila terlambat maka seluruh waktu acara akan terkena dampak terutama soal waktu. Pastikan punya solusi cadangan, entah berbentuk improvisasi maupun solusi terukur yang sudah tercatat. Paling penting, jangan panik dalam menghadapi situasi ini.

3. Menjaga Perilaku

Para penumpang yang akan di angkut dalam acara memiliki personalitas masing-masing juga berbeda karakter. Maka tidak akan mungkin menuntut mereka sebagai tamu yang harus dilayani untuk berperilaku sesuai kemauan kita. Oleh karenanya, semua personel tim termasuk duta pengemudi wajib memulai berperilaku ramah.

Dalam situasi apapun, semua tim hingga duta pengemudi harus tetap tenang, dan tetap berinteraksi serta komunikasi secara positif dengan para tamu atau penumpang. Mereka adalah prioritas bagi penyelenggara acara, dan menjadi prioritas utama bagi tim transportasi yang bertugas.

4. Tindak Lanjut Rutin

Sangat penting untuk rutin melakukan tindak lanjut kepada para penyedia kendaraan (vendor), apalagi bila mereka bagian dari tim pelaksana transportasi. Kita tidak bisa membiarkan mereka berpikir atau melakukan tindakan sesuai kemauan mereka. Catat kesiapan masing-masing vendor serta tugasnya.

Perhatikan jatah waktu masing-masing penyedia kendaraan, pastikan mereka siap melaksanakan semua perencanaan yang sudah disepakati. Dan bersiap pula untuk memiliki rencana cadangan bila terjadi sesuatu diluar rencana yang mengakibatkan penyedia kendaraan tidak mampu melaksanakan tugas.

Baca juga:

5. Tegas dan Disiplin tapi Fleksibel

Perlu memiliki sikap tegas dan disiplin dalam menghadapi situasi tertentu, namun fleksibel bilamana terpaksa harus mengubah sesuatu di tengah perjalanan. Tidak boleh ada intimidasi dari pihak mana pun, sebagai pelaksana transportasi, kita memiliki kekuasaan tersendiri untuk mengatur segala sesuatunya.

Ini perlu dilakukan karena pengguna atau penyewa layanan transportasi event biasanya tidak mau peduli dengan situasi apapun, karena mereka sudah membayar mahal. Maka menjadi kewajiban bagi pengatur transportasi atau penyelenggara transportasi untuk tetap bisa menentukan ketegasan dan kedisiplinan di lapangan.

6. Simulasi Rute dan Alternatif

Sebelum pelaksanaan, tentu saja harus dilakukan simulasi rute kendaraan dari satu titik ke titik lainnya. Seluruh tim wajib tahu jalan mana saja yang akan jadi rute utama dan rute cadangan hingga rute alternatif terburuk. Dengan memahami rute, estimasi waktu serta kemungkinan hambatan bisa diantisipasi terlebih dulu.

Perhatikan juga kondisi cuaca, lakukan prediksi apa saja persiapan dalam mengantisipasi kondisi cuaca bila terjadi kejadian cuaca yang buruk. Ini bisa memudahkan bagi pelaksana transpotasi dalam memetakan kondisi rute. Perhatikan juga detil penting yang bisa jadi dibutuhkan oleh para tamu, misalnya payung.

7. Komunikasi

Bangun komunikasi antar personal dari semua yang terlibat dalam acara terutama bagian transportasi. Perhatikan semua detil, perubahan situasi di lapangan sekecil apapun harus sesegera mungkin dikabarkan ke semua tim, pastikan keseluruhan tim siap dengan perubahan situasi apapun.

Komunikasi dalam mengoperasikan transportasi acara juga penting dilakukan terhadap penyedia kendaraan (vendor) baik pihak ketiga maupun internal. Buatlah pihak ketiga atau eksternal ini merasa menjadi bagian inti, sehingga sama – sama memiliki tanggung jawab mensukseskan acara.

8. Evaluasi, Evaluasi, Evaluasi

Setelah perencanaan matang, persiapan tim dan duta pengemudi mapan, dan rute tersusun dengan rapi. Maka lakukan evaluasi atas semua persiapan yang sudah dilakukan. Masing – masing personal tim bisa diminta mempresentasikan situasi dan kondisi terakhir. Tak masalah bila harus dilakukan evaluasi berkali-kali.

Penting di ingat: Kesiapan bekerja sama melalui berbagai tantangan di sebuah acara akan menentukan hasil di lapangan nantinya.

Simulasi Rute Event

Kontruksi

Semua acara apapun, baik besar maupun kecil pasti akan melibatkan banyak peran dari berbagai elemen. Begitu juga dengan transportasi acara, akan terlibat menjadi denyut nadi pelaksanaan sebuah acara. Mengatur transportasi event tidak serta merta hanya bekerja untuk transportasi namun juga semua unsur.

Kesiapsediaan bekerja sama dengan unsur atau elemen acara lain juga dibutuhkan. Siap dengan perubahan, serta solusi dari setiap kondisi. Dan paling penting, memastikan semua tamu atau penumpang nyaman, tenang dan selamat selama pelaksanaan acara dari mulai hingga mereka kembali terbang ke rumah masing – masing.

Pengalaman ini menjadi dasar pengaturan transportasi di berbagai acara. Seperti yang kami lakukan saat menjadi pengatur transportasi di beberapa acara besar diantaranya Karnaval Kemerdekaan RI, PT Semen Indonesia, Acara Visi Indonesia dan lain-lainnya.

Jika Anda membutuhkan rekanan penyedia kendaraan atau bahkan rekanan untuk mengatur transportasi event, silahkan hubungi Cipendawa Rent Bus. Kami memiliki tim ahli dalam mewujudkan transportasi event hingga skala besar.

Terkait

Tinggalkan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *

Artikel
Kegiatan
Daftar Harga
Scroll to Top
×

Halo!

Silahkan klik untuk chat dengan admin atau kirim email ke sewa@cipendawa.com

× Sewa Mobil atau Bus? Chat Saja